12 conseils de base pour organiser un voyage de groupe parfait

Voici les conseils de base que vous devez connaître avant de planifier et de réserver des voyages de groupe, qu’il s’agisse de réunions de famille, de voyages d’affaires ou d’enterrements de vie de garçon.

Peu importe que tu aies trois ou trente ans. Voyager en groupe peut être tout un défi. Il y a tellement de choses à planifier, à organiser et à réserver que vous avez parfois envie de jeter l’éponge avant même de commencer l’aventure.

Heureusement, il y a un certain nombre de petits conseils que chaque voyageur peut mettre en pratique pour assurer un voyage en groupe en douceur.

Établir un canal de communication

La meilleure chose à faire est de créer un espace commun où tout le monde peut communiquer, que ce soit sur Facebook, WhatsApp, par courriel ou par l’outil le plus à la mode du moment.

Le fait d’avoir un canal de communication permet à chacun de savoir où aller s’il doit poser une question à l’ensemble du groupe ou s’il veut entamer une conversation sur le voyage sans avoir à envoyer des messages démodés ou des informations à l’ensemble du groupe, un par un. Organisez quelque chose de simple et choisissez la plate-forme avec laquelle tout le monde se sent le plus à l’aise.

Savoir comment la question de l’argent va fonctionner

Décidez en groupe comment vous allez organiser les paiements pour le voyage : une personne va tout payer à l’avance et le reste va être retourné ? allez-vous répartir toutes les dépenses entre eux ?

Pour vous faciliter la tâche, nous vous recommandons de télécharger certaines applications qui feront les calculs à votre place et vous éviteront d’avoir à diviser manuellement le montant des factures. Splitwise est une application très utile qui suit les dépenses et vous dit qui doit combien à qui. Mieux encore, c’est gratuit et vous pouvez le télécharger pour iPhone et Android. Vous pouvez également utiliser Venmo, avec lequel vous pouvez envoyer des demandes de paiement à vos compagnons de voyage pour leur rappeler qu’ils doivent vous payer.

Ces applications ne sont pas seulement utiles pendant le voyage, mais aussi à l’avance et sont utiles pour des choses comme la réservation de vols et d’hébergement.

Connaître les préférences de voyage à l’avance

Avant de réserver quoi que ce soit, renseignez-vous sur ce que vos camarades de classe aiment et sur la façon dont ils veulent voyager : quel type d’hébergement sont-ils à l’aise, quel est leur budget, aiment-ils la nature ou la ville, y a-t-il un comidista, un amateur de mode ou d’architecture dans le groupe ?

Plus vous en saurez sur le groupe, moins vous aurez de disputes et de maux de tête avec les petits désaccords qui surviennent sur ce qu’il faut voir ou faire pendant le voyage.

Réservez d’abord vos vols

Garantissez vos plans de voyage et réservez d’abord vos vols. Ce sera un soulagement de savoir qui sera en sécurité et où vous allez. Une fois que vous aurez une date de début et de fin, il vous sera beaucoup plus facile d’organiser le reste des activités.

De plus, plus vous réservez tôt, plus vous êtes susceptible d’économiser sur les vols, car les prix augmentent généralement car il reste moins de jours avant votre date de départ.

Si vous ne connaissez pas votre destination et qu’il vous est difficile de décider, jetez un coup d’œil à Trip Finder, où vous pouvez insérer votre budget, choisir votre aéroport de départ et même le type de voyage qui vous intéresse (villes, plages, nature, vie nocturne, etc.).

Pour en savoir plus:

Comment trouver des vols pas chers

  • Frais aériens cachés: comment payer moins cher votre vol ?
  • Comment profiter d’un billet d’avion avec escale
  • Acheter des billets ensemble

Si vous le pouvez, lorsque vous avez choisi un vol, demandez à quelqu’un d’acheter les billets de tout le monde, afin d’avoir plus de chances d’avoir des places ensemble dans l’avion.

Bien sûr, vous pouvez acheter vos billets séparément, mais le risque est plus grand que la date, l’heure ou le prix ne soit pas le même pour tous. Si tout le monde voyage d’un endroit différent, vous pouvez rechercher des vols distincts sur le site Web de momondo, enregistrer un itinéraire et savoir lequel vous convient le mieux. Vous pouvez ensuite consulter les informations à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil lorsque tout le monde est prêt à réserver.

Pour ce faire, la première chose à faire est de créer un profil momondo et, lorsque vous trouvez le vol parfait, cliquez sur le petit coeur qui apparaît dans le coin supérieur droit des résultats de recherche pour l’enregistrer comme favori.

Envisagez toutes les options d’hébergement

Regardez tous les types d’hébergement que vous pouvez trouver pour voir quelle est la meilleure option pour tout le monde : tout le monde aimerait loger dans une seule chambre d’hôtel, partager un appartement ou une maison, une maison de campagne, etc. Les possibilités sont infinies.

Prêtez attention aux détails

Il ne suffit pas de savoir où vous allez et où vous allez dormir. Comment se rendre de l’aéroport à l’hôtel, comment se déplacer en ville, faut-il réserver pour dîner quelque part ?

Les détails sont importants, parce que lorsqu’il s’agit de prendre des décisions, personne ne s’inquiète ni ne stresse. Cela dit, il n’est pas nécessaire…

Trop d’organisation

Quand il faut organiser les choses pour plusieurs personnes, il est facile de tomber dans la tentation d’organiser l’emploi du temps de chacun au millimètre près, du moment où il se lève jusqu’au coucher. Essayez de laisser de la place pour au moins quelques heures ou même plusieurs jours pour des activités que vous n’avez pas prévues, faire la fête spontanément, acheter des souvenirs ou ce que vous voulez.

Il laisse place à d’éventuelles aventures inattendues.

Créez votre propre liste de choses à faire

Ce voyage en groupe ne signifie pas que vous ne pouvez pas voir et faire ce que vous voulez pendant les vacances. Si vous allez dépenser des centaines d’euros pour le voyage, vous feriez mieux d’en profiter.

Créez une liste des choses essentielles et dites à vos camarades de classe que ces choses vous semblent importantes, qui sait ! Peut-être que d’autres veulent s’inscrire et que vous pouvez y aller ensemble.

Laisser le temps de se reposer

Voyager en groupe peut parfois être accablant, et l’interaction constante donnera à de nombreux membres l’impression de passer du temps seuls.

Essayez de convenir à l’avance que, même si vous voyagez tous ensemble en groupe, cela ne signifie pas que vous devez être ensemble tout le temps et que rien ne se passe en allant au musée, en lisant, en prenant une tasse de café, en allant nager ou tout ce que vous voulez tout seul. Tant que vous êtes tous d’accord, il ne devrait pas y avoir de problème.

Répartir les tâches

Ne confiez pas à une seule personne toute la planification, la réservation et la gestion de l’argent. Ce n’est pas juste qu’une seule personne s’occupe de tout. Découvrez quelles sont les forces des gens et laissez chacun faire ce qu’il fait le mieux. Par exemple, celui qui est doué pour trouver des offres d’hébergement est responsable de la réservation des chambres. Ou celui qui est bon à la recherche de destinations, qui s’occupe de la recherche de visites guidées et de monuments à voir.

Utiliser des applications qui n’ont pas besoin d’une connexion Internet

Les applications sont les meilleures, surtout celles qui facilitent les déplacements de tous. Il n’est jamais difficile de télécharger quelques guides de destination que vous pouvez utiliser hors ligne pour éviter les frais d’itinérance lorsque vous cherchez des directions et des recommandations sur ce qu’il faut faire. Heureusement, momondo a 24 applications de ce type que vous pouvez télécharger gratuitement pour iOS.

En savoir plus sur les voyages comme un pro:

  • Les 20 applications de voyage incontournables de 2017
  • 7 conseils pour survivre à vos premières vacances en couple

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